Rondas Lehrgang in Raesfeld am 22.03.2025

Word-Seminar:

Gutachten mit Word gestalten - Texte für die e-Akte vorbereiten

Thema 1: 

Eine Formatvorlage in Microsoft Word zu erstellen, geht in wenigen Schritten:

1. Text formatieren

2. Neue Formatvorlage erstellen

3. Formatvorlage benennen und anpassen

4. Speichern und nutzen

Falls du die Vorlage später anpassen möchtest, mache einfach einen Rechtsklick darauf und wähle „Ändern“. 😊

 

Thema 2:

Metadaten in Word enthalten Informationen über das Dokument, z. B. Titel, Autor, Thema oder Schlüsselwörter. So kannst du sie bearbeiten:

1. Über die Dokumenteigenschaften in Word:

  1. Öffne dein Word-Dokument.

  2. Klicke oben links auf „Datei“.

  3. Gehe zu „Informationen“.

  4. Rechts findest du den Bereich „Eigenschaften“.

  5. Klicke auf „Eigenschaften anzeigen“ oder „Alle Eigenschaften anzeigen“.

  6. Hier kannst du Titel, Autor, Betreff, Schlüsselwörter und weitere Metadaten ändern.

  7. Schließe das Fenster – die Änderungen werden automatisch gespeichert.

2. Über das Eigenschaften-Fenster:

  1. Klicke in Word auf „Datei“ > „Informationen“.

  2. Wähle „Eigenschaften“ > „Erweiterte Eigenschaften“.

  3. Im Tab „Zusammenfassung“ kannst du die Metadaten anpassen.

  4. Bestätige mit OK.

3. Metadaten in gespeicherter Datei prüfen und bearbeiten (Windows Explorer):

  1. Speichere das Word-Dokument.

  2. Rechtsklick auf die Datei im Windows Explorer.

  3. Wähle „Eigenschaften“.

  4. Gehe zum Tab „Details“.

  5. Hier kannst du viele Metadaten direkt bearbeiten.

  6. Mit „Übernehmen“ oder „OK“ speichern.

Falls du sensible Daten entfernen willst:

So kannst du Metadaten anpassen oder löschen! 😊

 

Thema 3:

Überschriften in Word einrichten

Mit Überschriften in Word kannst du dein Dokument strukturieren, ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen und die Navigation erleichtern. So geht’s:

 

 

1. Überschrift mit Formatvorlage erstellen

  1. Text markieren, der als Überschrift dienen soll.

  2. Gehe zum Reiter „Start“.

  3. Im Bereich „Formatvorlagen“ (oben in der Leiste) findest du „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw.

  4. Klicke auf die gewünschte Überschriften-Formatvorlage – die Schrift wird automatisch angepasst.

 

 

2. Überschriften anpassen (Eigene Formatierung festlegen)

  1. Markiere eine Überschrift.

  2. Ändere Schriftart, Größe, Farbe etc. nach Wunsch.

  3. Rechtsklick auf die Überschrift-Vorlage („Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw.) im „Formatvorlagen“-Bereich.

  4. Wähle „Ändern“.

  5. Passe die Formatierung an und speichere sie mit „OK“.

 

 

3. Überschriften für Inhaltsverzeichnis nutzen

  1. Setze die Überschriften mit „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw.

  2. Gehe an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis stehen soll.

  3. Klicke auf „Referenzen“ > „Inhaltsverzeichnis“ und wähle ein Format aus.

  4. Word erstellt nun ein automatisches Inhaltsverzeichnis basierend auf den Überschriften.

 

 

4. Überschriften für die Navigation nutzen

  1. Gehe auf „Ansicht“ > „Navigationsbereich“.

  2. Im linken Bereich kannst du nun alle Überschriften sehen und schnell durchs Dokument springen.

Mit diesen Schritten kannst du ein übersichtliches Word-Dokument erstellen! 😊

 

Thema 4:

Verweise und Verzeichnisse in Word richtig anlegen

In Word kannst du verschiedene Verweise und Verzeichnisse erstellen, z. B. Inhaltsverzeichnisse, Abbildungsverzeichnisse oder Literaturverzeichnisse. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

 

 

1. Inhaltsverzeichnis einfügen

Schritt 1: Überschriften formatieren

Schritt 2: Inhaltsverzeichnis einfügen

  1. Klicke an die Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll.

  2. Gehe zu „Referenzen“ > „Inhaltsverzeichnis“.

  3. Wähle ein automatisches Format oder klicke auf „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“, um es anzupassen.

  4. Bestätige mit „OK“ – Word erstellt das Inhaltsverzeichnis automatisch.

Schritt 3: Inhaltsverzeichnis aktualisieren

 

 

2. Abbildungsverzeichnis erstellen

Schritt 1: Abbildungen mit Beschriftungen versehen

  1. Klicke auf ein Bild oder eine Tabelle.

  2. Gehe zu „Referenzen“ > „Beschriftung einfügen“.

  3. Wähle z. B. „Abbildung“ oder „Tabelle“ als Bezeichnung.

  4. Gib eine Beschreibung ein und bestätige mit „OK“.

Schritt 2: Abbildungsverzeichnis einfügen

  1. Klicke an die Stelle, an der das Verzeichnis erscheinen soll.

  2. Gehe zu „Referenzen“ > „Abbildungsverzeichnis einfügen“.

  3. Wähle das gewünschte Format und bestätige mit „OK“.

 

 

3. Literaturverzeichnis anlegen

Schritt 1: Quellen verwalten

  1. Gehe zu „Referenzen“ > „Quellen verwalten“.

  2. Klicke auf „Neu“, um eine Quelle (Buch, Artikel, Webseite) hinzuzufügen.

  3. Fülle die Felder aus und speichere die Quelle.

Schritt 2: Zitat im Text einfügen

  1. Setze den Cursor an die Stelle, wo das Zitat erscheinen soll.

  2. Klicke auf „Zitat einfügen“ und wähle eine gespeicherte Quelle aus.

Schritt 3: Literaturverzeichnis erstellen

  1. Klicke an die Stelle, wo das Verzeichnis erscheinen soll.

  2. Gehe zu „Referenzen“ > „Literaturverzeichnis“.

  3. Wähle ein Format aus, und Word erstellt das Verzeichnis automatisch.

 

 

Mit diesen Schritten kannst du Verweise und Verzeichnisse in Word professionell und effizient einfügen! 😊

 

Thema 5:

Bilder und Grafiken in Word einfügen und formatieren

Bilder und Grafiken verbessern die Optik eines Dokuments. Hier sind die Schritte zum Einfügen und Formatieren in Microsoft Word:

 

 

1. Bild oder Grafik einfügen

Methode 1: Bild von deinem Computer einfügen

  1. Gehe zu „Einfügen“ > „Bilder“.

  2. Wähle „Dieses Gerät“ und suche das gewünschte Bild.

  3. Klicke auf „Einfügen“, um das Bild in dein Dokument einzufügen.

Methode 2: Online-Bilder einfügen

  1. Gehe zu „Einfügen“ > „Bilder“ > „Onlinebilder“.

  2. Suche nach einem passenden Bild und füge es ein.

 

 

2. Bildgröße und Position anpassen

Größe ändern:

Position anpassen:

  1. Klicke auf das Bild.

  2. Gehe zu „Bildformat“ > „Position“.

  3. Wähle eine Position, z. B. „Oben links“, „Zentriert“, „Rechts vom Text“.

 

 

3. Textumbruch einstellen (Bild frei bewegen)

  1. Klicke auf das Bild.

  2. Gehe zu „Bildformat“ > „Textumbruch“.

  3. Wähle eine Option, z. B.:

Tipp: Ziehe das Bild nach der Auswahl eines Textumbruchs an eine beliebige Position.

 

 

4. Bildstil und Effekte anwenden

  1. Klicke auf das Bild.

  2. Gehe zu „Bildformat“ > „Bildeffekte“.

  3. Wähle Effekte wie:

Zusätzlich kannst du in „Bildformat“ > „Rahmen“ einen Rand um das Bild hinzufügen.

 

 

5. Bild zuschneiden

  1. Klicke auf das Bild.

  2. Gehe zu „Bildformat“ > „Zuschneiden“.

  3. Ziehe die schwarzen Markierungen, um das Bild zuzuschneiden.

  4. Drücke Enter, um das Zuschneiden zu bestätigen.

 

 

6. Alternative: Formen oder SmartArt-Grafiken einfügen

 

 

Mit diesen Schritten kannst du Bilder und Grafiken professionell in Word einfügen und gestalten! 😊



Thema 6:

Felder und Funktionen in Microsoft Word nutzen

Felder in Word sind dynamische Platzhalter für Daten, die sich automatisch aktualisieren können, z. B. Datum, Seitenzahlen oder Berechnungen. Hier ist die Vorgehensweise, um Felder zu nutzen und zu bearbeiten.

 

 

1. Feld einfügen

Methode 1: Über das Menü einfügen

  1. Gehe zu „Einfügen“ > „Schnellbausteine“ > „Feld…“.

  2. Wähle ein Feld aus der Liste, z. B.:

  3. Klicke auf OK, um das Feld einzufügen.

Methode 2: Feld manuell einfügen

  1. Setze den Cursor an die gewünschte Stelle.

  2. Drücke Strg + F9, um geschweifte Klammern {} zu erstellen (nicht manuell tippen!).

  3. Schreibe den Feldcode in die Klammern, z. B. { DATE }.

  4. Drücke F9, um das Feld zu aktualisieren.

 

 

2. Häufig verwendete Felder und deren Funktionen

Feld

Funktion

{ PAGE }

Fügt die aktuelle Seitenzahl ein

{ NUMPAGES }

Gesamtzahl der Seiten

{ DATE }

Aktuelles Datum

{ TIME }

Aktuelle Uhrzeit

{ AUTHOR }

Zeigt den Dokumentautor

{ FILENAME }

Zeigt den Dateinamen

{ INCLUDETEXT "Pfad\Datei.docx" }

Fügt den Text aus einer anderen Datei ein

{ TOC }

Erstellt ein Inhaltsverzeichnis

{ REF }

Verweist auf eine Textmarke

 

 

3. Felder aktualisieren

 

 

4. Berechnungen mit Feldern durchführen

  1. Füge eine Formel mit { = 5 + 3 } ein.

  2. Drücke F9, um das Ergebnis anzuzeigen (hier „8“).

  3. Nutze Operatoren:

 

 

5. Felder sperren und entsperren

 

 

Zusammenfassung

🔹 Felder automatisieren viele Aufgaben (Datum, Seitenzahlen, Berechnungen).
🔹 Strg + F9 für manuelles Einfügen von Feldern.
🔹 F9 aktualisiert Felder, Strg + A + F9 aktualisiert alle.
🔹 Felder lassen sich sperren oder entsperren.

Möchtest du ein bestimmtes Feld oder eine spezielle Funktion genauer erklärt haben? 😊

 

Thema 7:

Rechnen in Microsoft Word – Vorgehensweise

Obwohl Word kein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel ist, kannst du dennoch Berechnungen direkt in Word durchführen. Hier sind die Methoden, um in Word zu rechnen.

 

 

1. Berechnungen in Tabellen durchführen

Schritt 1: Tabelle einfügen

  1. Gehe zu „Einfügen“ > „Tabelle“ und erstelle eine Tabelle.

  2. Trage Zahlen in die Zellen ein.

Schritt 2: Formel in eine Tabellenzelle einfügen

  1. Klicke in die Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll.

  2. Gehe zu „Tabellenlayout“ > „Formel“ (ganz rechts).

  3. Im Fenster erscheint z. B. „=SUM(ABOVE)“ – das addiert die Zahlen über der Zelle.

  4. Bestätige mit OK – das Ergebnis wird eingefügt.

Schritt 3: Wichtige Formeln in Word-Tabellen

Formel

Bedeutung

=SUM(ABOVE)

Summiert die Werte über der aktuellen Zelle

=SUM(LEFT)

Summiert die Werte links der Zelle

=SUM(BELOW)

Summiert die Werte unter der Zelle

=SUM(RIGHT)

Summiert die Werte rechts der Zelle

=AVERAGE(ABOVE)

Berechnet den Durchschnitt der Werte über der Zelle

=PRODUCT(LEFT)

Multipliziert alle Werte links der Zelle

=MAX(ABOVE)

Zeigt den höchsten Wert der überstehenden Zahlen

=MIN(LEFT)

Zeigt den kleinsten Wert der linksstehenden Zahlen

💡 Tipp: Falls das Ergebnis nicht automatisch aktualisiert wird, klicke auf die Formel und drücke F9, um die Berechnung zu erneuern.

 

 

2. Berechnungen mit Word-Feldern (ohne Tabelle)

Schritt 1: Manuelles Einfügen eines Felds

  1. Setze den Cursor an die gewünschte Stelle.

  2. Drücke Strg + F9, um ein Feld {} einzufügen.

Schreibe die Berechnung hinein, z. B.:
KopierenBearbeiten
{ = 5 + 3 }  

  1.  

  2. Drücke F9, um das Ergebnis (8) anzuzeigen.

Schritt 2: Erweiterte Berechnungen mit Operatoren

Operator

Bedeutung

+

Addition

-

Subtraktion

*

Multiplikation

/

Division

MOD

Modulo (Rest einer Division)

^

Potenz (z. B. 2^3 = 8)

Beispiel:

KopierenBearbeiten

{ = (10 + 5) * 2 }  

 

Ergebnis: 30 nach Drücken von F9.

 

 

3. Berechnungen mit Excel verknüpfen

Falls komplexere Berechnungen nötig sind, kannst du Excel verwenden:

  1. Excel öffnen und Berechnungen durchführen.

  2. Berechnete Zelle kopieren (Strg + C).

  3. In Word gehen, „Start“ > „Einfügen“ > „Verknüpfung einfügen“ wählen.

  4. Jetzt bleibt das Word-Dokument mit Excel verbunden und zeigt immer die aktuellen Berechnungen.

 

 

Zusammenfassung

✔ Einfache Berechnungen in Tabellen mit „Tabellenlayout > Formel“
✔ Mathematische Felder mit „Strg + F9“ und „F9 zum Aktualisieren“
✔ Für komplexe Berechnungen Excel-Verknüpfungen nutzen

Falls du eine spezielle Berechnung benötigst, sag Bescheid! 😊



Thema 8:

Eigene Word-Oberfläche einrichten – So geht’s

Microsoft Word erlaubt es, die Benutzeroberfläche individuell anzupassen, um schneller auf häufig genutzte Funktionen zuzugreifen. Hier sind die besten Anpassungsmöglichkeiten:

 

 

1. Menüband (Ribbon) anpassen

Das Menüband enthält alle Befehle in Word. Du kannst eigene Registerkarten oder Gruppen hinzufügen.

Schritt 1: Menüband anpassen

  1. Gehe zu „Datei“ > „Optionen“ > „Menüband anpassen“.

  2. Rechts siehst du eine Liste der Registerkarten (Start, Einfügen, etc.).

  3. Neue Registerkarte oder Gruppe erstellen:

  4. Bestätige mit OK – deine Änderungen erscheinen direkt im Menüband.

 

 

2. Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff (oben links) ermöglicht schnellen Zugriff auf häufig genutzte Befehle.

Schritt 1: Befehle hinzufügen

  1. Klicke oben links auf den kleinen Pfeil neben der Schnellzugriffsleiste.

  2. Wähle „Weitere Befehle“.

  3. Wähle aus der linken Liste die gewünschten Befehle und klicke auf „Hinzufügen“.

  4. Bestätige mit OK – die Befehle sind jetzt immer erreichbar.

Tipp:

 

 

3. Tastenkombinationen individuell anpassen

Eigene Shortcuts beschleunigen die Arbeit erheblich.

Schritt 1: Tastenkombination ändern oder erstellen

  1. Gehe zu „Datei“ > „Optionen“ > „Tastenkombinationen anpassen“.

  2. Wähle eine Kategorie (z. B. „Datei“ oder „Bearbeiten“).

  3. Klicke auf einen Befehl und drücke eine neue Tastenkombination.

  4. Speichere die Änderung mit „Zuweisen“ > „Schließen“.

Empfohlene Shortcuts:

Aktion

Standard-Shortcut

Eigener Vorschlag

Speichern

Strg + S

-

Rückgängig

Strg + Z

-

Wiederholen

Strg + Y

-

Neues Dokument

Strg + N

-

Kursiv

Strg + I

-

„Spezielles Einfügen“

-

Strg + Umschalt + V

Format übertragen

-

Strg + Umschalt + C / V

 

 

4. Startansicht und Standardvorlagen anpassen

Jedes Mal, wenn Word startet, zeigt es standardmäßig eine Dokumentenauswahl.

Schritt 1: Direkt mit leerem Dokument starten

  1. Gehe zu „Datei“ > „Optionen“ > „Allgemein“.

  2. Deaktiviere „Startbildschirm beim Start dieser Anwendung anzeigen“.

  3. Jetzt öffnet Word sofort ein leeres Dokument.

Schritt 2: Eigene Vorlage als Standard setzen

  1. Erstelle ein Dokument mit den gewünschten Formatierungen.

  2. Speichere es unter „Speichern unter“ > „Word-Vorlage (.dotx)“.

  3. Lege es im Ordner C:\Users\DeinName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates ab.

  4. Gehe zu „Datei“ > „Optionen“ > „Speichern“ und stelle deine Vorlage als Standard ein.

 

 

5. Designs und Farbschemata ändern

Schritt 1: Farbschema anpassen

  1. Gehe zu „Datei“ > „Optionen“ > „Allgemein“.

  2. Unter „Microsoft Office-Design“ wähle eine Farbe (z. B. Schwarz, Grau, Weiß).

Schritt 2: Eigene Designs speichern

  1. Gehe zu „Entwurf“ > „Farben“ und wähle ein Farbschema.

  2. Speichere es über „Design speichern“ für zukünftige Dokumente.

 

 

Zusammenfassung

✔ Menüband & Schnellzugriffsleiste mit eigenen Befehlen anpassen.
✔ Eigene Tastenkombinationen erstellen.
✔ Startbildschirm & Vorlagen individuell einrichten.
✔ Designs & Farbschemata für ein personalisiertes Erscheinungsbild nutzen.

 

Thema 9:

z. B.:

Die „üblichen“ Word-Probleme beziehen sich auf häufige Schwierigkeiten, die Nutzer mit Microsoft Word haben. Dazu gehören unter anderem:

  1. Formatierungsprobleme

  2. Probleme mit Bildern und Objekten

  3. Tabellenprobleme

  4. Nummerierungs- und Aufzählungsfehler

  5. Probleme mit Kopf- und Fußzeilen

  6. Dateifehler und Abstürze

  7. Makros und Add-Ins

  8. Serienbrief-Probleme

 

 

Thema 10:

Bedeutet:

Mit Hilfe von Word „Grundlagen zur E-Akte schaffen“ bedeutet, Dokumente so zu erstellen und zu strukturieren, dass sie später problemlos in eine elektronische Akte (E-Akte) integriert werden können. Die E-Akte ist eine digitale Version der klassischen Papierakte, die in Verwaltungen, Unternehmen oder Kanzleien genutzt wird.

Wichtige Grundlagen zur E-Akte in Word

  1. Einheitliche Dokumentenstruktur

  2. Metadaten und Dateibenennung

  3. Verwendung von barrierefreien und durchsuchbaren Formaten

  4. Einhaltung von rechtlichen Vorgaben

  5. Automatisierung und Vorlagen

  6. Schnittstellen zu Dokumentenmanagementsystemen (DMS)

Diese Maßnahmen helfen dabei, Word-Dokumente so vorzubereiten, dass sie später einfach in eine E-Akte überführt werden können, ohne nachträgliche Anpassungen oder aufwendige Digitalisierungsschritte.